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2012年3月2日 星期五

我電腦中必備的免費軟體下載，給工作與學習的備忘錄

freeware-01
上一次記錄我個人使用的免費軟體清單，已經是2009年的事情了（電腦玩物「免費軟體」私房推薦清單 2009，重灌後的 Freeware 心得筆記）
，時隔兩年，數位應用的世界其實已經發生了不少改變，許多的功能現在已經可以轉移到透過網路服務來滿足，而Mobile與Web App的興起，也讓我的電腦使用習慣產生了質的改變。
但是無論如何，我還是需要電腦，還是需要電腦上許多的免費軟體來幫助我完成數位工作任務。
所以就在差不多真的距離兩年以後，我決定再來整理一篇個人電腦上目前真正常使用的免費軟體清單。即使我們身處很多人所謂的「後PC」時代，但解構從來無法沒有建構，PC仍然是重要的「基礎」數位工具。
另外最近也接近學校的開學日，所以希望下面提供的一些有助於工作和學習的軟體，也能提供同學們一些幫助與參考。


重點在於，我推薦大家應該選擇一款適合自己的「筆記軟體」，不管你喜歡單機的ClintaNote，或者喜歡純文字雲端同步的SimpleNote，還是其它許多類似的服務，總之一款筆記軟體是很有用處的。
但一定要區隔出這不是你的Office，不是你的編輯器，所謂的筆記就是要能夠記錄、記住瑣碎但有用的內容，能夠把點子、靈感儲存下來，能夠把臨時不知道要放在哪些的資料存檔，以方便以後隨時搜尋取用。
擁有一份真正獨立的「數位筆記」，建立專屬自己的個人資料庫，將可以幫助我們後續在工作與學習上更有效率！（參考：需要雲端數位筆記本的四個理由）。


  • Xmind：http://www.xmind.net/
  • 工具性質：心智圖軟體
  • 個人需求：繪製心智圖、組織圖、流程圖，整理大型任務的大綱，或是進行專案企劃的靈感發想。
  • 最愛特色：預設功能直接套用就能畫出漂亮的心智圖。
有些東西只有文字是無法「描繪」出來的，例如當我要把所有工作流程擬出一個先後順序時，或者當我要研究工作團隊的組織關係時，這時候需要的是一個能畫出這種架構的工具。
又或者當我的工作還在企劃發想階段，我有很多點子、想法，怎麼把這些瑣碎的靈感組織起來，描繪出他們的關係與分布圖，同樣需要一個能畫出來的工具。
而這就是需要心智圖軟體的理由了，如果你覺得Xmind太龐大，或許也可以使用更小巧的「Blumind」，但絕對不要怕自己不懂心智圖！我自己的觀念是：不需要懂心智圖理論，如果這理論有用，那表示當你直接使用這個工具時就能領會它的奧妙。


參考我曾經寫過的「我如何完成一篇部落格文章？方法、流程與工具：準備篇」，經過資料收集、整理、提取與腦力激盪後，最終我就是利用Windows Live Writer寫成電腦玩物裡一篇一篇的文章。
至於為什麼要用獨立的軟體寫，而不要在部落格網站後台寫呢？我自己的感覺是，獨立的寫作軟體有助於我「專心集中」，從而更能夠文思泉湧。
當然，獨立編輯軟體也有助於稿件的備份，這是另外一個優點。


假如你不想購買正版的微軟Office套裝軟體，或是你學校沒有提供相關下載的話，那麼或許可以先拿LibreOffice頂著用。
如果不從推廣自由軟體的角度去思考，單純論軟體好不好用的話，那麼LibreOffice還是很好用的，但是它最大的問題是與他人使用的Office文件間的相容性，這一點確實要花一些經驗值去適應它。


進行數位工作，尤其是文書編輯工作時，旁邊準備好一款剪貼簿管理軟體會方便許多。
當我剪貼許多資料後，有了Ditto這樣的剪貼簿軟體，就可以隨時選擇性貼上，比起windows內建單次複製就要貼上要有效率。
另外我也會把Ditto資料庫透過Dropbox同步，然後在Ditto裡建立常用剪貼清單，以後在不同電腦上就能剪貼同一份資料庫內容。


不管是工作或是學業上，接觸英文內容，或是接觸其它語言的內容都是不可避免的，所以這時候一款堪用的免費翻譯軟體，可以幫助我們解決閱讀上的困擾。
老實說我的英文能力也沒有很好，但其實只要敢看，願意花時間看，一樣能夠透過翻譯軟體去閱讀很多國外的資訊內容，而看久了自然就有進步，這不是什麼太困難的事情。
而且讀久了，對於英文網站服務、英文軟體使用上就不會有障礙。


這裡的關鍵在於：「在數位化工作環境裡，與其翻找，不如關鍵字搜尋更有效率」，我們最容易忘記的便捷數位技巧，就是隨手可得的「搜尋」。
我們可以在Firefox網址列搜尋到書籤、歷史紀錄，可以在Google搜尋到網站，而可以在Everything搜尋到需要的檔案。
相信利用電腦工作的人，不管是在職者或學生，一定都會累積出大量檔案資料，這時候請養成利用搜尋找出檔案的好習慣。


但是檔案名稱的搜尋有它的侷限，有的時候我需要直接去找各種文件的內文，然後翻出我真正需要的那一個文件檔案。
這時候就要利用DocFetcher，它可以依據我的需求，很快的建立整個資料夾或整個磁碟的文件索引資料庫，然後我就能透過關鍵字直接查詢多份文件的內文，從裡面找出我需要的資料。


雖然我曾經非常認真的研究過「2007年六款免費檔案總管替代工具評比 Explorer Review」，但後來我發現自己實在用不慣太複雜的檔案總管，大概是因為我的需求其實非常簡單。
而Q-Dir就是很單純的提供我四個窗格的檔案管理視窗，我可以同時打開四個資料夾，並且在之間搬移、整理檔案，其實這樣對我來說就夠了，而且已經增加了非常多的使用效率。
有時候如果自己真的用不到多餘功能，那麼其實選擇一款剛剛好適合自己的軟體會更有效率。


雲端檔案同步可以讓我們的檔案管理方式產生「質變」。
以前許多麻煩的檔案搬移、整理、備份、分享手續都不再需要，只要一個Dropbox常駐，所有的流程就自動幫我們即時完成。
而且Dropbox最值得推薦的一點，其實是它「只同步單一資料夾」的概念！因為當我們「開始習慣」把目前重要的工作資料集中到Dropbox資料夾後，其實我們已經完成了一個有效的資料排程管理手續：所有要用的資料就丟進Dropbox，用完後就移出，這就等於把資料用待辦清單的概念進行整理。
統一集中的概念不僅讓用戶好上手，而且是確實有助於資料處理的設計。


我對於閱讀PDF的需求上，最需要的是能夠在PDF上畫註解的軟體。
而PDF XChange Viewer是目前我覺得在註解功能上最流暢、最豐富的一款軟體，所以它一直是我主要的PDF閱讀器。


有些工具是偶爾需要，但需要時如果沒有就會變得很麻煩。
例如檔案更名軟體，當需要把一整批檔案修改名稱時，有一套檔案更名工具就能快速增加整理速度。


這是一款無奈但必備的軟體。
在Windows中真的很容易碰到一些檔案因為被其它軟體鎖定，而出現無法修改、移動檔案的警告提示（其它系統我不確定會不會這樣）。而這時候就必須要使用Unlocker這樣的軟體來解鎖。


我自己的習慣是不讓瀏覽器記憶任何帳號密碼，也盡量不讓軟體記住帳密，而統一把帳密儲存在KeePass這樣的加密資料庫中。
KeePass除了可以幫我保護機密資料外，它也方便我管理多個網站的不同帳號，另外在自動輸入帳密上也有相應的快捷機制，我覺得用這樣的軟體來管理資料會相對的安全一點。


Fences基本上就是我Windows桌面必要的一部分。
它的原理很簡單，在桌面建立幾個收納盒，讓我可以把桌面上的圖示、檔案分類到不同收納盒中，於是桌面不會散亂，但我又可以快速的取用檔案。
我自己習慣把最近正在使用的檔案、尚未整理的檔案丟在桌面上，然後先在桌面透過Fences做快速初步整理，等到使用完成後再存入硬碟深處的資料夾儲存，我覺得這樣做更有效率。


我覺得自己已經非常懶得去做非必要的軟體設定，所以如果軟體能夠愈簡單就能滿足我的需求愈好。
而Launchy就是這樣一款有彈性的快捷工具，只要輸入關鍵字就可以幫你自動搜尋啟動已安裝的應用程式，省去我翻找功能表的時間。
並且在使用關鍵字的過程中，Launchy會記住用戶的習慣，例如我第一次選擇用關鍵字fx開啟Firefox，那麼下次我再輸入fx時，這就變成Firefox的指定關鍵字，而我從頭到尾不用自己去設定。


常看電腦玩物的朋友，如果還不知道我為什麼喜歡Firefox，那麼大概就是我做人太失敗了。
所以我想我應該不用再次重申Firefox的優點，反而，我想說的是，你應該認清自己的需求去選擇適合的瀏覽器：
重點不在使用什麼，而在於你是怎麼使用的？


寫電腦教學部落格，難免要抓很多圖，而現在免費的抓圖軟體很多，但真正好用且功能完整的卻非常少。
我覺得PicPick應該是目前最好的選擇，它的抓圖方式完整，修圖註解工具也很豐富，又有一些附加相關功能，應該能夠滿足大多數的使用需求（當然，這裡是說免費軟體）。


這主要也是在部落格寫作上需要的工具。
它可以幫我批次把圖片進行縮圖與縮減體積，能有效讓部落格圖片更輕，載入也就更快。


如果你有大量相片要管理，那麼我推薦使用Picasa軟體。
重點不在於Picasa功能有多強，而在於Picasa非常簡單！簡單到自動匯入後就自動幫你完成管理，又能依據時間、人臉等因素快速找出相片，非常的實用。
另外Picasa的修圖功能非常優異，不僅可以調整的選項非常豐富實用，而且還能無限還原，在修圖上能滿足大多用戶的一般需求。


除了與j裝置同步外，iTunes也是我管理音樂檔案的工具。
它的優點和Picasa一樣，就是不需要管理就能自動完成管理，我從CD轉入的音樂，一定都會自動加上資料標籤，也會自動完成分類，這才是管理的精髓（當然，除非你不喜歡它預設的管理方式）。


我自己目前除了和MSN上的朋友通訊外，其實也常常利用Facebook聊天室，以及Google Talk的功能和許多朋友對話。
尤其最有趣的是很多沒有掛在MSN上的朋友，其實都出現在facebook聊天清單中！於是一款整合社群通訊的軟體就能增加使用效率。


對於要面對趕工壓力的上班族或學生，或許可以嘗試看看「番茄鐘工作法」，我自己的實作經驗是，這是個能夠有效強化短時間工作效率的方法。
透過短期目標的衝刺，加上間隔休息，番茄鐘工作法能讓工作更加的集中，也讓時間管理更有效果。這也讓我發現如果自己無法掌控長時間規劃的話，那麼將任務切割成短時間的小任務是一種有用的折衷方法。


沒什麼好說的，我們都真的需要休息。
犧牲休息時間反而會讓工作更加沒有效率，因為那會陷入一個惡性循環。因此，若是自己無法管理好休息時間，那就讓軟體來幫我們做個適當的提醒。


最後補充幾個基本但必要的工具，例如解壓縮軟體，我們當然需要，要不然接收到壓縮檔案時怎麼辦？


偶爾還是需要清理一下系統，而這款Toolbox是我慣用的，因為裡面的工具很豐富，大多也很實用。


一方面我覺得可以善用「[心得] Windows 內建系統還原解決系統錯誤問題真的很有效」，另外一方面還是要偶爾把整個系統備份一次。
如果系統出問題，導致必須重灌，那就要花上很多時間，這也影響到了正常工作的進度。而如果這時候有備份，可以直接還原，那就省下許多時間的浪費了。


在網路時代裡，安全軟體感覺愈來愈沒效果，但基本上我還是在使用著Comodo，安裝一款安全軟體還是能以防萬一。
但更重要的仍然是使用習慣，好的安全觀念與不入險地，才能真正保障用戶的安全。是的，這樣說的話，其實就是我們必須自己保護自己的安全。


  • 小結：再兩年後？
其實我比較好奇的是，自己兩年後還有辦法列出這樣一排免費軟體清單嗎？我的意思是，會不會那時候已經完全是Web App的雲端天下了？
最後，仍然歡迎大家繼續幫我補完這份免費軟體推薦清單，一起來分享看看你自己目前常用的好軟體（就跟我們1年前與2年前曾經一起做的一樣^^）！

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張貼者： 秋吱吱 於 凌晨12:53
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